既存資料のデータベース化

Ｂ．既存データをデータベース化

(1) 用意するもの

• 文献など、既存データの写し
• 表計算ソフト（MSエクセル等）
• 表からテキスト　VegTabtoText.exe
• データ作成ソフト FVD5.exe
• カシミール３Ｄ又は地形図
（可能ならば）

• スキャナとOCRソフト
• 植物名抽出ソフト　FloraList.exe

(2) 作成手順

1. 識別記号の確認
• 一つの調査データを他のデータと区別するために用いる８桁の記号番号（ID）を決める。
• 著者名又は文献名を表す記号と表番号や頁番号を用いるのが便利。
• 組成表の中では４桁で区切って表示するので、そのことを配慮する。


2. 調査地情報の確認
• 組成表に表示する８バイト（漢字では４字）の地名略記と。
• 備考欄に記載する詳細な地名とに分ける。
• 備考欄には、出典である文献情報を記入する。
• 詳細な位置図が示されていない場合は、地理区画コードの種類（桁数）で精度を合わせる。
• 調査年月日が出典に明記されていない場合は、発行年を記入し、その旨を備考欄に記入しておく。
  （少なくとも発行年以前の調査であることが分かる）
• 出現植物が省略され、記述された種数と合わない場合がある（特に古い文献の組成表に多い）、
  種数欄には記述された種数を入力しておく。


3. データファイルの作成
• ＦＶＤを立ち上げ、データファイルを作成する。
• 文献毎に一つのデータファイルとする。
• 文献データが組成表の場合は、ひな型を読み込んだ表計算ソフト上に入力し、
  VegTabtoTextでタグ付きテキストに変換後、FVDの「タグ付きテキストの読込み」で登録する。
• １地点データの場合は、調査票からの入力と同じであるが、スキャナとOCRで出現植物のリストを作り、入力表に貼り付けることができる。
• 植物名は、自分が使用している標準名と異なっていても、出典通りに入力する。 （そのような名は、異名辞書に登録しておく）
• 一連の入力が終了したら、個々のデータを点検・修正する。


4. テキストデータがあるとき
• どんな形であっても、テキストデータが存在していれば、それを生かす。
• 表形式データの場合は、VegTabtoTextの形に合わせ、タグ付きテキストに変換する。
• 地点毎のでーたであれば、タグ付きテキストの形に合わせる。


5. データベースの管理
• レコード一覧を印刷、又はテキスト出力して台帳を作る。
• バックアップのため、タグ付きテキスト形式で出力、保存しておく。
• データファイルを統合し、大きなファイルを地域別に作る。


6. データベースの完成
• データベースに「完成」はない。構築を続ける。
• 大きなデータベースは、データ交換により構築可能。